Copia no controlada iso 9001

El control documentado es todo lo que se ha descrito. Los documentos revisados recientemente deben ser aprobados. Lectura del Acta anterior. Mapa de Procesos. Definir los procedimientos. Horario de trabajo. Formato programa Auditoria. Definir equipo de auditoria. Pantallazo de la solicitud del servicio Saavedra escribi: Si los procedimientos los tienes controlados a travs de la intranet, no necesitas hacer una distribucin, salvo para las personas que no tengan acceso a la intranet y utilicen el procedimiento, o las reas operativas donde se requiere de manera fsica el documento.

Hola Saavedra, me llam mucho la atencin tu comentario. Adems se notifica directamente a quienes estn involucrado en el documento. Esto es suficiente para cumplir con la distribucin de la documentacin?

No hay registros de la toma de conocimiento de los documentos? La empresa en la que trabajo es bastante grande, y si espero una respuesta va email de todos los involucrados puede que nunca lo consiga.

Quedo atenta a tu comentario! Saavedra Re: Copias controladas y distribucion documentacion 26 1. Hola Macarena: Con eso es suficiente, a veces la distribucin lo vemos como una manera fsica de entragar un documento toma, me firmas y listo, ests enterado.

Para es la tecnologa y hay que aprovechar esas ventajas. En la intranet lo que haces es que subes un documento, al subirlo es porque ya est aprobado, y cada responsable tiene acceso a esas carpetas a travs de una clave..

Claro, tienes que manifestarlo as en tu procedimiento de control de documentos. Ahora bien, revisa con el responsable del sistema que esa informacin est segura ah, que nadie ms tenga acceso, se puede configurar de tal manera que los responsables tengan acceso slo a su informacin y a los otros procedimientos con los que interacta, a que nadie pueda imprimir los procedimientos sin autorizacin y cuando se impriman salgan con una leyenda de documento no controlado, o bien la autorizacin de una copia controlada cuando se requiera.

Macarena Re: Copias controladas y distribucion documentacion 27 1. Te agradezco mucho Saavedra. Seguir tu consejo de dejarlo bien establecido en el Procedimiento de Control de Documentos, y asegurarme de la seguridad de los documentos. Por mucho que el responsable se empee en controlar la distribucin, si el personal no es consciente de su propia responsabilidad, no lo lograr.

Para no volvernos locos en perseguir y vigilar que todos estn usando la documentacin en vigor, propongo que volvamos al riesgo de no-calidad porque las disposiciones de la norma pretenden mitigar este riesgo.

Este riesgo de no-calidad es el uso de una informacin obsoleta, sea pgina web, pdf, impreso, etc. Pues con dos acciones se puede mitigar este riesgo: 1. En cuanto al cumplimiento o incumplimiento de las instrucciones y los procedimientos, no puede ser objeto del 4. Hola a todos, he leido todos sus comentarios referente a copias contoladas, pero me sigue la duda, les comento: empiezo a trabajar en un colegio, donde a todo el personal se les hace entrega de una carpeta conteniendo los procedimientos, polticas y formatos que llegara a necesitar, no solamente de su rea sino de aquellas con las que pudiera tener contacto, por ejem formatos del rea de RH como permisos.

En la institucin educativa donde trabajaba anteriormente no teniamos este mtodo de distribucin, es decir, no llevaba un nmero de copia controlada, solo se distribua los documentos ya sea en formato electrnico, pues no tenamos ningun tipo de software que nos apoyara en el control del SGC o en documento en papel, con el sello de copia controlada al dueo del proceso y a las partes interesadas unicamente, repito sin un nmero.

Mi evidencia de distribucin y de control era precisamente las listas de distrbucin que generaba y nunca tuve algun problema con las auditorias externas. Actiualmente estoy haciendo una reestructuracin del Sistema de Calidad en este colegio no estamos cetificados y es mi intencin reestructurar de acuerdo a la norma ISO con miras a futuro a certificarnos, por lo cual quiero que me quede claro si existe la necesidad asignar un numero a las copias controladas y si REALMENTE es necesario que todo el personal cuente con su propia carpeta.

Les agradezco bastante sus aportaciones. Desde: Mxico 5. Se ha comentado que las instrucciones de trabajo son un tipo de documento que conviene en algunos casos tenerlos a la disposicin del operador en fsico y no electrnico, ya que ste no dispone de un equipo de cmputo al lado de la operacin para su consulta, como por ejemplo una Instruccin de Trabajo para el Ensamble de X pieza.

Esta Instruccin pertenece al proceso de produccin X, por lo que Control Documental le distribuye una copia fsica controlada sellada al responsable del departamento de produccin, para disponer del documento los operadores de ensamble.

Pero, hablando de un Procedimiento del mismo departamento que hable de la fabricacin de X producto, en donde intervengan actividades de un doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador.

Mi pregunta es la siguiente: 1. Se deber entregar una sola copia controlada fsica al responsable del departamento de produccin para su consulta por todo el personal operativo del departamento?

Si cuento con estos cuatro cargos doblador, un soldador, un ensamblador, y un pulidor empacador , deber entregar 4 copias controladas una por cada operador? De ante mano les doy las gracias. AGUAYO escribi: Se ha comentado que las instrucciones de trabajo son un tipo de documento que conviene en algunos casos tenerlos a la disposicin del operador en fsico y no electrnico, ya que ste no dispone de un equipo de cmputo al lado de la operacin para su consulta, como por ejemplo una Instruccin de Trabajo para el Ensamble de X pieza.

Siempre hay que distribuir los documentos a aquellos que los necesitan y deben estar en su punto de uso. Eso nos lo pide la norma. Por tanto el lgico pensar que un operario debe tener acceso a aquella informacin que les es til. Normalmente lo que hay que hacer es cuando un procedimiento afecta a los operarios, establecer instrucciones tcnicas detalladas para no tener que darles un procedimiento completo que puede ser mucho ms extenso de lo que ellos necesiten.

Ahora bien, si la informacin que necesitan est en el procedimiento y no hay instruccin tcnica adecuada debers entregar una copia controlada. Lo ms normal es drsela al responsable del departamento que ser quin la custodie, pero deben tener acceso los operarios. Por tanto no sera necesarias tantas copias como operarios. Pero esto tambin puede ser as, depender de tu organizacin.

Angelita Re: Copias controladas y distribucion documentacion 33 1. Buen da lidicuervo, no es necesario que tengas controlada de esa manera las copias controladas, como lo hacas en tu trabajo anterior est bien, lo importante es que ests segur que el personal tiene acceso a la documentacin la cual puede estar en red disponible para consultar e imprimir.

Para el tema de asegurarte de que el personal no cambie los documentos, te cuento que Acrobat tiene buenas herramientas para hacer restricciones de edicin e impresin.

Espero haberte ayudado, Saludos. Macarena Re: Copias controladas y distribucion documentacion 34 1. Buenos das a todos! Ludicuervo, yo considero que no es del todo necesario asignarles nmero, siempre y cuando tengas definida la formar en que controles estas copias y puedas retirarlas en caso que sufran modificaciones.

Con respecto a si todos necesitan tener carpetas, pues depender de cmo tu lo establezcas en tu sistema, pero SI todos deben tener acceso a la documentacin que necesitan para efectuar su trabajo. En mi empresa utilizamos una plataforma digital a la que todos tienen acceso.

Buenas Tardes, he leido sus comentarios sobre copias controladas y la distribucion, pero aun me queda algunas dudas: que documentos deben ser copia controlada y cuales no? Los formatos tienen que ser copia controlada? Yo llegue a la empresa y ya hay un sistema anterior y es que tooodos los documentos del SIG figuran como copias controladas..

Ademas, en el area de produccion necesitan imprimir formatos diarios y algunos no diarios pero si rapidamente.. Como controlo su distribucion? Estaba pensando en que sean los lideres de proceso quienes lo controlen, y que el formato solo se imprima, se use y ya, sin sello ni enumeracion, si se hace asi estaria en una no-conformidad?

Los formatos tienen en el membrete, version, numero de revision, fecha de emision etc.. La version actualizada se encuentra en la red interna y cada vez q se actualice se notifica. Muchas gracias Saavedra Re: Copias controladas y distribucion documentacion 37 1. Los formatos se pueden imprimir en el momento que se requieran para su uso, una vez llenos se controlan como registros.

Los formatos deben llevar un cdigo o indicar su identificacin y su nmero de revisin para verificar que se utilice el vigente y este debe conisidir con el que esta en la red y en la lista de registros. Saavedra en primer lugar quiero felicitarle por su dominio en la materia y al igual que a Wilbert y Ximena expreso mi admiracin Paso a lo siguiente: Pronto distribuir documentos en el rea de trabajo impreso y via electrnica, as que pondr al pie de pagina: Documento Vlido solo con sello verde de Copia Controlada.

Es esto Correcto y aplicable en lo distribuido electronico? Click on Done after double-examining all the data. Download the ready-created record to your system or print it out like a hard copy.

Get form. Get Form. Cliente Related content. Related links form. Get This Form Now! If you believe that this page should be taken down, please follow our DMCA take down process here. Ensure the security of your data and transactions.